Kein Pendelordner Kein Papierstapel

Wir digitalisieren das Backoffice — von der Rechnung im Postfach bis zur archivierten Buchung. Belege fließen automatisch, Zahlungen werden verknüpft, Lohndaten landen digital bei den Mitarbeitern.
Auszeichnung
DATEVprämiert
Kernsystem
DATEV UO
Fokus
Backoffice + Lohn
Archiv
revisions­sicher
Leistungsumfang

Was wir
digitalisieren

Der konkrete Umfang hängt davon ab, wo deine größten Reibungspunkte liegen — wir schauen uns die aufwendigsten Prozesse zuerst an. Diese vier Felder bilden den Rahmen.
01

Eingangs­rechnungen & Belegfluss

Belege werden automatisch eingesammelt, freigegeben, überwiesen und revisions­sicher archiviert — ohne Pendelordner.
03

Lohn & Personal-Workflows

Digitale Lohn­abrechnungen, Arbeits­verträge im Archiv, Personal­akten digital — Mitarbeiter sehen alles im Self-Service.
02

Zahlungs­abwicklung & Banking

Zahlungen direkt aus der Rechnung, Bankumsätze automatisch zugeordnet, Konten tagesaktuell abgestimmt.
04

Schnittstellen & Backoffice-Tools

Verbindung zwischen DATEV, Shop, ERP, CRM und Bank — wir konzentrieren uns auf das Backoffice, nicht auf das Vertriebsteam.
Mandanten-Kommunikation

Digitale Kommunikation
mit Milia

Für die Kommunikation mit Mandanten setzen wir zusätzlich auf Milia — eine KI-gestützte Lösung für strukturierte, digitale Zusammenarbeit. Statt verstreuter E-Mails entsteht ein durchgängiger, nachvollziehbarer Prozess.

Gebündelt

Anfragen, Unterlagen und Rückfragen laufen gebündelt über Milia — statt in vielen einzelnen E-Mails zu landen.

Erinnert

Mandanten werden gezielt an fehlende Informationen oder Freigaben erinnertMandanten werden gezielt an fehlende Informationen oder Freigaben erinnert.

DocuSign

Über die Anbindung an DocuSign werden Dokumente rechtssicher elektronisch unterschrieben.

Transparent

Freigaben, Rückfragen und Wiedervorlagen werden dadurch transparenter und schneller.
Persönlich

Wir bauen mit dir,
nicht für dich

Prozessdigitalisierung gelingt nur, wenn dein Team mitzieht. Thomas führt das Erstgespräch persönlich, macht das Tool-Setup gemeinsam mit deinem Backoffice und bleibt während der ersten Monate eng dran — bis die Workflows so laufen, dass niemand mehr nachfragt.
Thomas Matisheck
STEUERBERATER · OLDENBURG
Rhythmus

Vom Ist-Bild zur laufenden Automation

Aufnahme
Wir schauen uns deine zehn aufwendigsten Prozesse an — von Belegerfassung bis Lohn. Eine halbtägige Sitzung, vor Ort oder remote.
Plan
Konkrete Tool-Empfehlung mit Aufwand, Lizenzkosten und Ersparnis. Priorisiert: was bringt zuerst den größten Effekt?
Umsetzung
Schnittstellen einrichten, Test-Buchungen, Team-Einweisung — typischerweise vier bis zwölf Wochen, je nach Komplexität.
Begleitung
Erste drei Monate engmaschig: was läuft, was hakt? Wir justieren mit dir nach — bis es sitzt.
Erweiterung
Wenn die Basis steht, kommen die nächsten Bausteine — Lohn, CRM-Anbindung, Reporting-Automation. Schritt für Schritt.
Für wen wir arbeiten

Wenn der Tag mit Belegen verloren geht.

Die meisten Mandanten kommen, wenn Belege manuell nachgejagt werden, Lohn­abrechnungen per Briefumschlag landen und die Buchhaltung von der Bank-CSV lebt. Auch wenn ein Team auf zehn Mitarbeiter wächst und der Inhaber merkt: die Prozesse skalieren nicht mit.
Nicht das Richtige für dich, wenn: du eine reine Software-Empfehlung suchst, ohne dein Team einzubinden — oder wenn intern niemand bereit ist, Workflows umzustellen. Digitalisierung ohne Mitwirkung scheitert.
Typische Mandanten haben 5–50 Mitarbeiter, einen operativen Inhaber, der den Buchhaltungs­aufwand spürt, und eine historisch gewachsene Tool-Landschaft mit zu vielen manuellen Übergaben.

Branchen quer durch: Online-Handel, Agenturen, Handwerk, Beratung, Praxen. Gemeinsam ist nur eins — der Wunsch, weg vom Papier und weg von Doppel­erfassungen zu kommen.
Häufige Auslöser: Mitarbeiter wächst, Aufwand wächst mit, Wechsel zum digitalen Steuerberater oder der Wille, das Backoffice zu professionalisieren.
Erstgespräch

Vom Prozess-Mapping zur Automation

Wir starten mit einer Ist-Aufnahme deiner aufwendigsten Prozesse und arbeiten von dort priorisiert nach vorne. Vier Etappen vom Erstkontakt zur laufenden Automation.
Schritt 01

Ist-Aufnahme

  • Welche Prozesse, welcher Aufwand?
  • Wer macht was, mit welchem Tool?
  • Wo gehen Stunden verloren?
Schritt 02

Empfehlung

  • DATEV UO, GetMyInvoices, Bank-API
  • Schnittstellen, Konverter, Workflows
  • Aufwand und Kosten transparent
Schritt 03

Anbindung

  • Schnittstellen einrichten
  • Test-Buchungen, Freigabe-Routen
  • Team-Einweisung, Doku
Schritt 04

Nachjustieren

  • Erste drei Monate engmaschig
  • Was läuft, was hakt?
  • Weitere Bausteine priorisiert
Vorher: drei Tage pro Monat für Belege. Nachher: drei Stunden. Und mein Buchhalter sagt zum ersten Mal, dass er morgens nicht mehr genervt ist.
Mandant
Agentur, 18 Mitarbeiter, DE
Größenordnung
7-stelliger Jahresumsatz · anonymisiert
- 05 Setup auf den Tisch

Welche Prozesse kosten dich am meisten Zeit?

Sag uns, wo es am meisten hakt — wir machen dir einen konkreten Vorschlag, mit Aufwand und Effekt vorher klar benannt.