Oftmals vergessen Onlinehändler, dass auch Sie die Verpflichtung zur Aufbewahrung Ihrer Unterlagen haben.
Da hier überwiegend digitale Unterlagen vorliegen bedarf es auch einer digitalen (revisionssicheren) Aufbewahrung von diesen Unterlagen.
Dabei gehören neben den klassischen Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen auch
- Proforma-Rechnungen für die innergemeinschaftlichen Verbringungen
- Nachweise über steuerfreite Lieferungen (Ausfuhren und innergemeinschaftliche Lieferungen)
- Nachweise über Überschreitung von Lieferschwellen
- Nachweise über Steueranmeldungen im Ausland
- Daten des Warenwirtschaftsystems
- E-Mails
Schwierigkeiten stellt hierbei insbesondere der Wechsel von Warenwirtschaftssystemen und Rechnungstools dar. Dieses ist eine der häufigsten Fehlerquellen, da oftmals nach Beendigung der Verträge keine Datenzugriff mehr erfolgen kann.
Können diese Unterlagen im Rahmen einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung oder im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht vorgelegt werden, so drohen hier Hinzuschätzungen.